Ayuda y preguntas frecuentes

Sí. Los clientes escriben los datos de su tarjeta o banco solo en la página segura de Stripe, y para el pago automático la tarjeta la guarda Stripe, en tu cuenta de Stripe. LawnClock guarda solo la referencia de Stripe y los últimos 4 dígitos, así que los números de tarjeta nunca están en nuestros servidores ni en los tuyos. El dinero va de Stripe a tu banco.

Activa el Customer portal (portal de clientes) en Settings → Customer portal. Los clientes entran a lawnclock.com/portal, escriben el correo de su ficha de cliente y hacen clic en el enlace que les enviamos (funciona una vez, durante 30 minutos). Si cambias el correo de un cliente, su sesión anterior se cierra.

Sí. En Settings (configuración), el recuadro Coming soon (próximamente) muestra lo que pensamos construir: haz clic en I'd use this (lo usaría) en las que quieras, o en Suggest a feature (sugerir una función) para enviar la tuya. Las ideas que piden más empresas se construyen primero, y recibes un correo cuando la tuya esté lista.

Escribe el código cuando te registres (un enlace de referido lo llena por ti). Su descuento se aplica a tu precio mensual cuando empiezas a pagar, durante los meses que da (pausar no detiene la cuenta). En un plan anual, lo que valen esos meses se descuenta de tu factura anual. Cuando el programa de referidos está activo, Settings (configuración) → Your subscription (tu suscripción) muestra tu propio enlace: cada empresa que se registra con él te da el mismo descuento cuando lleva 30 días pagando, uno tras otro.

Sí. Accountant (contador) en el menú tiene archivos para QuickBooks con los clientes y las facturas, además de los pagos, las compras y el detalle del impuesto sobre las ventas. Importa primero los clientes y luego las facturas. En QuickBooks Desktop, usa en su lugar los dos archivos de QuickBooks Desktop (.iif) (File → Utilities → Import → IIF Files). Ayuda → Para tu contador tiene los pasos. Está planeada una conexión directa con QuickBooks.

Depende de tu estado y de cómo se lleva tu contabilidad, así que pregúntale a tu contador. La página Accountant muestra las dos: elige By invoice date (por fecha de factura) o By money received (por dinero recibido) arriba de los números.

No. Con Maps une las paradas en lugares de trabajo que los teléfonos ya registran (y el taller al principio y al final del día) con la ruta habitual por carretera entre ellas, así que nunca necesita ninguna otra ubicación. Con Odometer la cuadrilla escribe las lecturas. Elige una, o Both (las dos), en la página del registro de millas.

Sí. Agrega tus camionetas en Mileage → Vehicles y pon el registro de millas en Odometer o Both. La cuadrilla elige su camioneta cada mañana (ya viene elegida, con el inicio lleno), y las compras de gasolina llevan el vehículo y los galones. Vehicle report imprime los días, las millas, la gasolina, las millas por galón y el costo por milla de cada camioneta.

Un solo precio mensual para toda la empresa, no por usuario, después de una prueba gratis sin tarjeta de crédito. Mira los planes y lo que incluye cada uno en la página de Precios, junto con los complementos opcionales (cada uno con su propio precio). El dueño de la cuenta elige un plan y paga con tarjeta, pausa o cancela desde Settings (configuración) → Your subscription (tu suscripción). Ese recuadro muestra todos los planes con Upgrade (subir de plan) o Downgrade (bajar de plan): un plan más grande cobra la diferencia del resto del periodo en ese momento, y uno más pequeño la abona a tu próxima factura.

Cuadrilla: toca la visita en Mis horas (app 1.3.7 o más nueva, o el sitio web), elige a qué hora llegaste o saliste y cuenta qué pasó. Le llega a la oficina y cuenta cuando la aprueban; te llega una alerta con la respuesta.

Dueño y administradores: las solicitudes aparecen en Home y en Reports → Time fixes (correcciones de horas), con Approve (aprobar) y Decline (no aprobar). Al aprobar, la hora se agrega como un registro de la oficina, marcado "edited", con el motivo. Para corregir una visita tú mismo, tócala (o haz clic en Fix en Reports): el formulario se abre ya lleno. El dueño responde las solicitudes de los administradores; nadie aprueba las suyas.

Casi siempre es por la configuración del teléfono. Revisa, en el teléfono de ese trabajador:

• La ubicación de LawnClock está en Permitir todo el tiempo / Siempre (en inglés, Allow all the time / Always).
• La batería de LawnClock en Android está en Sin restricciones (Unrestricted).
• La pestaña Tracking dice que el registro está activado, y la persona está asignada a ese sitio de trabajo.
• El límite no es demasiado pequeño. Usa al menos 100 m. Los teléfonos no distinguen bien una diferencia de 30 m.

Siempre puedes agregar la visita después con Mark as done… (marcar como hecha) en el Schedule.

No. La geocerca del propio teléfono despierta a LawnClock solo al cruzar el límite de un sitio de trabajo. No deja el GPS prendido, y no se guarda nada entre un sitio de trabajo y otro, así que gasta poca batería.

El registro es solo para los sitios de trabajo: solo las llegadas y salidas en los sitios de trabajo asignados a cada trabajador, nunca por dónde anda entre un sitio y otro, en sus descansos ni después del trabajo. Cada trabajador lee cómo funciona y toca Acepto en la pestaña Tracking de la app antes de que se registre nada, y su página de Team muestra la fecha en que aceptó. Los trabajadores pueden desactivar el registro en la pestaña Tracking cuando quieran.

Las llegadas y las salidas se guardan en el teléfono con las horas correctas y se suben en cuanto hay señal. No se pierde nada.

Abre Home (inicio). La alerta roja de arriba muestra la solicitud, los turnos que quedarían sin cubrir y las personas que están libres a esa hora, cada una con su teléfono y su correo para contactarla. Llama o mándale un mensaje a alguien, y luego haz clic en Approve (aprobar; puedes quitar del horario los turnos de la persona en el mismo paso) o en Deny (rechazar). Para darle el turno libre a quien aceptó, abre Shifts (turnos), agrégalo en su fila y publica. El teléfono solo aparece si está anotado en los datos de la persona: agrégalo en Team (tu personal).

Schedule (programa de visitas) es el lado de los clientes: qué propiedad se visita qué día, y con qué cuadrilla. Shifts (turnos) es el lado de la gente: quién trabaja qué días y a qué horas. Un turno puede decir con qué cuadrilla va alguien ese día, y eso es lo que une las dos cosas. Mira Turnos y tiempo libre.

Los turnos se quedan en la oficina hasta que presiones Publish (publicar) en la página Shifts. El botón muestra cuántos cambios están pendientes. Después de publicar, cada persona ve sus propios turnos en Mi horario y recibe un correo.

Todavía no. Los trabajadores lo abren en el sitio web, en lawnclock.com/app, desde su teléfono o una computadora, con el mismo correo y la misma contraseña que en la app. El correo del horario trae un botón que lleva directo ahí.

El teléfono no registró una llegada a un sitio de trabajo durante ese turno: el registro estaba desactivado, el ahorro de batería tenía restringido el teléfono, o la persona no estaba asignada al sitio. Mira ¿Por qué no se registró una llegada?, más arriba. Si sí hizo el trabajo, marca la visita como hecha en el Schedule con las horas reales y el aviso se quita.

El dueño lo puede cambiar en Settings → Company → Type of business (tipo de negocio). Define la lista de servicios entre los que eliges en sitios de trabajo, visitas y cotizaciones, y los servicios iniciales que se ofrecen en la página Prices (precios), con el botón Add the usual … services (agregar los servicios de siempre). Nada de lo que ya escribiste se cambia ni se borra.

Abre Team (tu personal), haz clic en la persona y elige Archive (archivar). Se le cierra la sesión y ya no puede volver a iniciarla, sale de tus listas y deja de contar para el límite de personas de tu plan. Sus horas y su historial se quedan en tus reportes. Si solo va a estar fuera un tiempo, mejor usa Suspend (suspender).

La primera vez que alguien de tu empresa abre el registro de equipo, el dueño de la cuenta tiene que demostrar que el correo con el que inicia sesión es suyo. Mandamos un enlace a esa dirección; haz clic en él y luego haz clic otra vez en Equipment (equipo). Solo pasa una vez. Si el correo no llega, revisa el spam y luego revisa la dirección en Settings (configuración). Si este mensaje le sale a un administrador, el dueño tiene que hacer clic en Equipment primero.

Lo pregunta cada vez que no puede saber si llegaste directo desde LawnClock, por ejemplo si el enlace se abrió desde un correo o un marcador. Si tú mismo acabas de hacer clic en Equipment, sigue adelante. Si alguien te mandó el enlace, cierra la página: un enlace así podría iniciar tu sesión en el registro de equipo de esa otra persona.

Eso pasa una sola vez, y solo cuando ya existía una cuenta de Equipment Service Log con el correo del dueño de la cuenta antes de activar el complemento. Escribe la contraseña de esa cuenta para conectarla; después, el enlace te deja entrar directo. Si la olvidaste, usa Forgot that password? (¿olvidaste esa contraseña?) en la misma pantalla, y luego haz clic otra vez en Equipment en LawnClock.

El precio está en el recuadro Equipment Service Log, en Settings (configuración), por mes y por año, con lo que ahorras con el anual. Elige uno y haz clic en Subscribe (suscribirse): pagas con tarjeta en la página segura de Stripe, y el complemento se activa en cuanto pasa el pago. Es una suscripción propia, aparte de tu plan de LawnClock, y se renueva sola hasta que canceles. Una vez activo, el mismo recuadro muestra cómo se te cobra y tu fecha de renovación. Para cambiar entre mensual y anual, escribe a [email protected].

Normalmente se activa a los pocos segundos de pagar. Espera un minuto y recarga la página. Si el recuadro de Settings sigue diciendo Subscribe después de unos minutos, no pagues otra vez: escribe a [email protected] y lo resolvemos. Si se te cobró dos veces por error, la segunda suscripción se cancela sola y te devolvemos el dinero.

El dueño de la cuenta abre Settings (configuración), busca el recuadro Equipment Service Log y hace clic en Manage billing (administrar el cobro). Eso abre la página de cobro de Stripe, donde puedes cambiar la tarjeta, ver y descargar todas las facturas, o cancelar. Si cancelas, el complemento sigue funcionando hasta que termine el tiempo que ya pagaste, y tus registros de equipo se conservan después. ¿Cambiaste de opinión antes de que termine? Con Manage billing puedes conservarlo.

Tu tarjeta fue rechazada cuando se renovó el complemento. El registro de equipo sigue funcionando mientras se intenta cobrar a la tarjeta otra vez en los días siguientes. Haz clic en Update card (actualizar tarjeta) en el recuadro de Settings y pon una tarjeta que funcione. Si todos los intentos fallan, el complemento se desactiva; tus registros de equipo se conservan, y puedes suscribirte otra vez cuando quieras.

No. Siempre que tu empresa no pueda usar el registro de equipo (tu cuenta está en pausa, o tu plan no lo permite), los cobros a la tarjeta por el complemento se detienen solos y no se cobra nada. Empiezan de nuevo cuando el complemento vuelve a funcionar. Si una fecha de renovación pasó durante la pausa, el siguiente pago se cobra el día en que vuelve a funcionar, y ahí empieza un periodo nuevo. Si cancelas LawnClock por completo, el complemento también deja de renovarse.

Abre Team (tu personal), haz clic en la persona, marca Can use the equipment log (puede usar el registro de equipo) y guarda. Lo puede hacer el dueño o cualquier administrador, para todos los trabajadores que quieras, sin costo extra. La próxima vez que esa persona inicie sesión en LawnClock en el sitio web, verá Equipment ↗ (Equipo ↗, si usa el sitio en español) en el menú. La casilla solo aparece para trabajadores (los dueños y los administradores siempre tienen el registro de equipo) y solo mientras tu empresa tenga el complemento.

Ven las máquinas, lo que toca y el historial de servicio. Pueden registrar un servicio, actualizar un horómetro, y corregir o borrar un registro que ellos mismos anotaron. Cada registro dice quién lo anotó. No pueden agregar, cambiar ni borrar máquinas, cambiar los programas de mantenimiento, cambiar ni borrar registros que anotaron otras personas, ni abrir reportes, exportaciones, configuración o facturación. No ven cuánto costó comprar una máquina ni cuánto costaron los trabajos de otras personas. El dueño de la cuenta tiene que abrir el registro de equipo una vez primero para dejarlo listo.

El dueño de la cuenta y los administradores, más cualquier trabajador al que le hayas marcado Can use the equipment log (puede usar el registro de equipo) en la página Team (tu personal de mantenimiento). A los demás trabajadores no les aparece el enlace Equipment. Todos los que lo abren trabajan en el mismo registro, así que hay un solo conjunto de máquinas y un solo historial de servicio para la empresa.

El enlace solo aparece mientras se cumpla todo esto:

• El complemento está activo para tu empresa. (Si se canceló, o un pago con tarjeta falló y no se pudo cobrar, está desactivado.)
• Tu empresa tiene un plan que lo permite (mira el recuadro en Settings), o sigue en su prueba gratis.
• Tu cuenta no está en pausa ni cancelada.
• Eres el dueño, un administrador, o un trabajador con Can use the equipment log (puede usar el registro de equipo) marcado.

Si te acabas de suscribir y todavía no lo ves, recarga la página. Tus registros de equipo se conservan de todos modos, y el enlace vuelve en cuanto el complemento esté activo otra vez.

Cada clic en Equipment crea un pase nuevo para iniciar sesión, que dura un minuto y sirve una sola vez. Si la pestaña nueva se quedó abierta un rato, o la recargaste, el pase ya se usó. Vuelve a LawnClock y haz clic otra vez en Equipment.

El enlace solo cuenta cuando el dueño de la cuenta lo abre con su sesión de LawnClock iniciada, para que nadie más pueda confirmar por ti. Inicia sesión en LawnClock en ese navegador y luego abre otra vez el enlace del correo. En un teléfono, eso quiere decir iniciar sesión primero en lawnclock.com/app, en el navegador del teléfono.

No. Se abre desde el sitio web de LawnClock. En un teléfono o una tableta, abre LawnClock en el navegador, toca Equipment, luego toca tus iniciales en el registro de equipo y elige Install app (instalar app). Le queda su propio ícono en la pantalla de inicio. Cada inicio de sesión desde LawnClock dura hasta 12 horas; después, ábrelo otra vez desde LawnClock.

La primera vez que hagas clic en Equipment, escribe la contraseña de esa cuenta para conectarla. Todo lo que tiene se queda. Su página Plan & billing (plan y cobro) dice entonces que está incluido con LawnClock, y ahí puedes cancelar el plan anterior con Manage billing (administrar el cobro) para no pagar dos veces.

No. Los registros se quedan en el registro de equipo. Para seguir usándolo por separado, ve a equipmentservicelog.com, haz clic en Log in (iniciar sesión), luego en Forgot password? (¿olvidaste tu contraseña?), y escribe el correo del dueño de la cuenta para crear una contraseña. Desde ahí puedes ver y exportar todo. Para seguir agregando cosas, puede que necesites uno de los planes propios del registro de equipo.

El recuadro Property Measure en Settings (configuración) → Your subscription (tu suscripción) muestra su precio, cada cuánto se renueva (cada mes u otro período) y los meses gratis para suscriptores nuevos, si hay. Es una suscripción con tarjeta aparte de tu plan y se renueva sola. Se agrega el impuesto sobre ventas donde corresponde. Los meses gratis se dan una sola vez por empresa: no se cobra nada hasta que terminan.

Muy cercanas, pero no son un levantamiento. Las áreas y largos se calculan con las esquinas que marcas en la imagen satelital, así que son tan buenas como tus clics: acerca el mapa al máximo y marca justo en el borde. Los linderos vienen de los registros del condado y pueden variar unos pies. Usa las medidas para cotizar y mide en el lugar lo que sea crítico.

Buscar por primera vez los linderos de una propiedad cuenta como una. Ver una propiedad que ya se consultó (por cualquiera) no cuenta, ni dibujar en el mapa, que no tiene límite. Look up again (consultar de nuevo) vuelve a preguntar y sí cuenta. El límite se reinicia el día 1 de cada mes; la página muestra cuántas quedan. ¿Necesitas más? Escríbenos.

Arrastra el marcador al centro del lote (no a la calle) y haz clic en Property lines (linderos) otra vez. Los lotes muy nuevos, y algunos condados rurales, todavía no están en los registros: dibuja el lote tú mismo con + Area (área).

Las imágenes satelitales no se pudieron cargar, así que se muestra el mapa de calles y la página lo avisa. Vuelve a cargar la página. Si sigue pasando, escríbenos: es de nuestro lado.

Measure (medir) aparece para el dueño y los administradores cuando la empresa tiene Property Measure. El dueño de la cuenta lo agrega en Settings (configuración) → Your subscription (tu suscripción). Los miembros de la cuadrilla no lo tienen. El menú está a la izquierda; en un teléfono, ábrelo con el botón ☰.

Sí. Abre la medición desde el lugar de trabajo (Measure this property, medir esta propiedad), haz clic en Property lines (linderos) y luego en Use for the job site's circle (usar para el círculo). El círculo se mueve al centro del lote, del tamaño justo para cubrirlo (nunca más chico ni más grande de lo que los teléfonos manejan bien). Los teléfonos de la cuadrilla lo toman la próxima vez que se conectan.

No. Las mediciones guardadas se quedan en Measure y se abren solo para ver, y los presupuestos hechos con ellas no cambian. Vuelve a agregarlo y puedes editarlas.

Para algunas empresas viene incluido gratis; el recuadro en Settings (configuración) dice Free with your plan (gratis con tu plan). Si no, es un complemento con su precio en el mismo recuadro. Funciona igual en los dos casos.

En su recuadro en Settings (configuración) → Your subscription (tu suscripción): Manage billing (administrar pagos) para cambiar la tarjeta o ver recibos, Cancel it (cancelarlo) para que termine al final del tiempo pagado (Keep it, conservarlo, lo deshace). ¿No ves Manage billing? Entonces te lo activamos nosotros: escríbenos.

No. Mientras tu cuenta está en pausa (o no puede usar el complemento), los cobros a la tarjeta quedan en espera y vuelven a empezar cuando regresas. Si pasó una fecha de renovación durante la espera, empieza un período nuevo el día que regresas, así nunca pagas por tiempo que no lo tuviste.

Suspend (suspender) es una pausa: la persona no puede iniciar sesión y no se le registra en los sitios de trabajo, pero sigue en tu lista de personal para que la puedas reactivar rápido. Archive (archivar) es para alguien que ya se fue: sale de tu lista de personal y de las listas para elegir. En los dos casos se conservan sus horas, visitas y compras, deja de contar para el límite de personas de tu plan, y lo puedes deshacer desde Team (tu personal).

Abre Team (tu personal), haz clic en Show archived (mostrar archivados) debajo de la lista, haz clic en la persona y elige Restore (restaurar). Conserva su contraseña anterior y su historial. Si el límite de personas de tu plan está lleno, archiva primero a alguien más o escríbenos para pedir más lugares.

A esa persona la suspendimos o la archivamos nosotros, no tu empresa, así que solo nosotros podemos deshacerlo. Escribe a [email protected] y lo resolvemos.

Sí. Cada persona tiene su propio idioma, English o Español. Lo puede elegir ella misma: en la página para iniciar sesión hay un selector English · Español abajo, y después de iniciar sesión está en Configuración → Idioma. También se lo puedes poner tú: Team → haz clic en la persona → Language (idioma).

En español, un trabajador tiene todo el lado de la cuadrilla del sitio web: el inicio de sesión y las contraseñas, Mi día, Mi horario y el tiempo libre, Mis horas, Compras, Solicitud de cotización y Configuración. La app del teléfono (versión 1.3 o posterior) sigue la misma elección: Hoy, Registro, Mis horas, Compras, las solicitudes de cotización, Configuración y la alerta "¿En qué trabajo estás?". Los correos que LawnClock le manda también van en español: la ruta de mañana, la semana que viene, los horarios de turnos, las respuestas a las solicitudes de tiempo libre y los correos de contraseña. Los nombres de los servicios de siempre de tu tipo de negocio se muestran en español; un servicio al que tú le pusiste nombre, y cualquier nota que hayas escrito, se muestran tal como los escribiste.

Todavía no está en español: las pantallas de la oficina (Home, Schedule, Shifts, Invoices y las demás, en el sitio web y en la app del teléfono) y el Equipment Service Log. Un dueño o un administrador también puede elegir Español (Settings → Language): los correos sobre su propio inicio de sesión y su propio horario le llegan en español. El sitio web, y los avisos que recibe la oficina (una solicitud de tiempo libre, una cotización aceptada), siguen en inglés para él.

Sí. Abre Customers (clientes), haz clic en el cliente y pon Language for quotes and invoices (idioma para cotizaciones y facturas) en Español. Desde ese momento, las páginas de cotización y de factura de ese cliente, los PDF y los correos que LawnClock le manda (la cotización, la factura, los recordatorios de pago y los recibos) van en español. La página que abre tu cliente también tiene un enlace English · Español arriba, así que cualquiera de los dos puede cambiar el idioma.

LawnClock traduce sus propias palabras: los encabezados, los botones, "Total", "Vence" y demás. Lo que tú escribes se envía tal como lo escribiste: las descripciones de las líneas, la nota para el cliente, los pies de foto y tus instrucciones de pago. Escríbelos en español para un cliente que habla español. Los servicios elegidos de la lista de siempre para tu tipo de negocio se traducen cuando LawnClock los conoce, y también las líneas que LawnClock escribe cuando arma una factura con las visitas de la cuadrilla (la fecha, el servicio, "visita no realizada: lluvia"). Tú sigues viendo todo eso en inglés en tus pantallas; solo cambia la copia del cliente.

No. Los trabajadores solo ven su propio día, sus propias horas y sus propias compras. Los precios, los clientes, las facturas, las cotizaciones y la tarifa por hora de los demás son solo para dueños y administradores.

No. El precio por visita se factura una vez por propiedad por día, sin importar cuántas personas vayan. El precio por hora suma el tiempo total de la cuadrilla en el sitio.

Abre cualquier factura en borrador y usa + Add line (agregar línea), o crea una factura en blanco desde Invoices → New invoice (facturas → nueva factura). Los materiales comprados para el trabajo también se pueden registrar como una compra facturable.

Pídele que revise la carpeta de spam o de correo no deseado, y que lo marque como "No es spam". Revisa que la dirección de correo del cliente esté bien. Siempre puedes usar Send from my email (enviar desde mi correo) o Copy customer link (copiar el enlace del cliente) y mandárselo por mensaje de texto.

Settings → Invoices & quotes (facturas y cotizaciones; solo el dueño). Haz clic en Upload logo (subir logo) y elige un PNG o un JPEG; los logos anchos quedan mejor, y el fondo transparente se conserva. Llena la dirección de tu negocio, el teléfono de facturación y el correo de facturación en el mismo cuadro. El nombre de tu empresa sale de Settings → Company. El logo y los datos aparecen arriba en cada cotización y factura que abren tus clientes, y el logo va en los correos con que se envían. Usa Change logo (cambiar logo) o Remove (quitar) cuando quieras; los documentos ya enviados también toman el cambio.

Por tu propio enlace de pago (PayPal, Square, Stripe, Venmo…), que pones en Settings → Invoices. LawnClock nunca maneja el dinero. Cuando te paguen, haz clic en Mark as paid… (marcar como pagada) en la factura. Si pagaron solo una parte, escribe el monto: la factura sigue abierta con el resto pendiente.

Lo más fácil: conecta tu cuenta de Stripe en Settings y las facturas tienen botones de tarjeta y banco que registran el pago solos (ver Pagos con tarjeta y banco). O usa un enlace de pago propio, en Settings → How customers pay you (cómo te pagan los clientes). Cambiar el enlace te pide tu contraseña, y te enviamos un correo a ti y a tu correo de facturación, para que nadie pueda mandar los pagos de tus clientes a otro lado sin que te enteres:

Usa tu propia cuenta en una empresa de pagos, la misma que usarías en cualquier lado: PayPal, Stripe, Square, Venmo o tu banco. Tú la abres, y tus clientes te pagan ahí, así que el dinero te llega directo a ti. LawnClock nunca lo ve, no lo guarda ni lo toca, y no necesita una cuenta con ellos.

• PayPal: usa tu enlace de PayPal.me con {amount} al final, p. ej. https://paypal.me/greenacres/{amount}. Tu cliente ve el monto exacto ya escrito.
• Stripe: en Stripe, crea un Payment Link (enlace de pago) y elige que los clientes escojan cuánto pagar. Pega ese enlace.
• Square: en Square, crea un enlace de pago donde el cliente escribe el monto. Pega ese enlace.
• Venmo o tu banco: pega el enlace de tu perfil de Venmo o la página de pagos de tu banco.

El dueño de la cuenta lo pega en Settings → Invoices & quotes → Payment link (enlace de pago) y guarda. Desde ahí, cada factura tiene un botón Pay now (pagar ahora) en el correo, en la página de la factura y en el PDF. Salvo con el {amount} de PayPal, el cliente escribe el monto de la factura. ¿Recibes cheques o Zelle? Ponlo en Payment instructions (instrucciones de pago); sale impreso en cada factura. Cuando llegue el dinero, haz clic en Mark as paid… (marcar como pagada) en la factura.

Sí. El dueño de la cuenta pega un enlace de reseñas en Settings → Invoices & quotes → Review link y elige cuándo se muestra: cuando la factura ya está pagada (el correo de recibo, la página de la factura y el PDF) o en todas las facturas (también el correo de la factura). Los clientes ven ¿Quedó satisfecho con nuestro trabajo? Déjenos una reseña con tu enlace. Los recordatorios de pago nunca lo llevan.

• Google: entra a Google con la cuenta que administra tu negocio, busca el nombre de tu negocio y haz clic en Pedir reseñas (o Obtener más reseñas) en tu Perfil de Negocio. Copia el enlace que te da; normalmente empieza con https://g.page/r/.
• Facebook: abre la página de tu negocio, haz clic en Reseñas y copia la dirección de esa página.
• Yelp: copia la dirección de la página de tu negocio en Yelp.

Todos los clientes reciben el mismo enlace. Google y la FTC no permiten pedírselo solo a los clientes que crees que están contentos, ni pagar o dar descuentos a cambio de reseñas.

Sí. Abre el sitio de trabajo (Job sites → la propiedad) y escribe sus tareas en Job checklist, una por línea, y haz clic en Save checklist. Para lo que quieres en cada parada (cerrar los portones, soplar las banquetas), haz clic en Checklist for every job en la página Job sites. Cada lista puede tener hasta 30 tareas.

En la app del teléfono, la cuadrilla toca la parada en Hoy para abrir el trabajo y marca cada tarea al hacerla. La parada muestra cuántas van (por ejemplo 3/5). La página del sitio muestra lo marcado en las últimas dos semanas, quién y a qué hora. Si cambias el texto de una tarea, cuenta como tarea nueva; los días pasados conservan lo marcado.

Primero agrega tus productos en Reports → Chemical records → Add product: el nombre, el número de registro EPA de la etiqueta (el fertilizante simple no tiene), la unidad en que lo mides y, si quieres, la dosis de la etiqueta. Agrega el número de licencia estatal de cada aplicador en su página de Team.

En el trabajo, la cuadrilla abre la parada en Hoy en la app y toca Registrar un químico: el producto, la cantidad y, si quieren, el área, la plaga, la temperatura y el viento. La hora, la persona y su número de licencia se llenan solos. Pueden corregir o borrar su propio registro el mismo día; después, lo hace la oficina en la página Chemical records.

Para el informe anual de pesticidas de tu estado o un inspector, elige las fechas en la página Chemical records y haz clic en Export CSV. Trae la fecha y hora, cliente, dirección, producto, número EPA, cantidad, área, clima, aplicador y número de licencia de cada aplicación. Cada estado pide cosas distintas y guarda los registros por distinto tiempo, así que revisa las reglas de tu estado.

Sí. En Customers, haz clic en Email customers. Escribe el asunto y el mensaje, mándate una prueba y luego envíalo a todos los clientes con correo o solo a los que elijas. El correo de cada cliente empieza con "Hola" y su nombre, y termina con el nombre de tu negocio, la dirección del negocio y un enlace para darse de baja, como exige la ley (CAN-SPAM). Las respuestas llegan a tu correo de facturación.

Los correos salen de a pocos, así que una lista larga puede tardar. Puedes detener un envío que sigue en curso. Los clientes que se dan de baja quedan marcados como Unsubscribed y no vuelven a recibir estos correos, pero sí sus facturas, cotizaciones y recibos. Tu plan incluye cierta cantidad de correos a clientes al mes; la página muestra cuántos quedan. El correo masivo se abre cuando tu suscripción está activa y necesita la dirección del negocio en Settings. Solo el dueño, y los administradores que ven los ingresos, pueden enviarlos.

Sí. Abre a la persona en Team. Hire and leave records muestra cada vez que trabajó contigo (las cuadrillas de temporada tienen una por temporada) y notas con fecha y quién las escribió. Al archivar a alguien (Archive) se te pide su último día y cómo se fue (renunció, despido por falta de trabajo, despido, fin de temporada); al restaurarlo (Restore), el día en que vuelve. Solo el dueño y los administradores las ven (los administradores ven las de la cuadrilla, no las de otros administradores). La persona nunca las ve. Las notas pueden salir después (un reclamo de desempleo, una disputa), así que limítate a fechas y hechos.

En la app, en Hoy: Reportar una lesión o un daño (en el sitio web: Mi día). Eligen quién se lastimó (ellos, alguien de su cuadrilla u otra persona), con la parte del cuerpo y el tratamiento, o qué se dañó y de quién es, con cuándo, dónde, qué pasó y hasta 3 fotos. El dueño y los administradores reciben enseguida un aviso en el teléfono y un correo, y la página de inicio lo muestra hasta que se cierre. El seguimiento se hace en Team → Injury & damage reports: días sin trabajar o el costo del arreglo, una nota, y cerrarlo. Para mandar uno a tu aseguradora, ábrelo y haz clic en Print / Save as PDF (imprimir o guardar como PDF: una página con los detalles, el seguimiento y las fotos); Download CSV… en la lista da todos los reportes entre dos fechas, uno por fila, para tu propio registro. Si alguien está gravemente herido, llama primero al 911.

Sí. En la app, toca la parada en Hoy y luego Foto de antes o Foto de después. Las fotos se guardan con ese lugar de trabajo y ese día, y la oficina ve las de los últimos 30 días en la página del lugar de trabajo. Cada quien puede eliminar su propia foto el mismo día. Las fotos se guardan cerca de un año y no guardan dónde se tomaron.

Sí. Haz clic en Download photos… (descargar fotos) en la página de un sitio de trabajo, de un cliente o en la página Job sites (todos los sitios), elige las fechas y qué incluir (fotos de trabajos, de cotizaciones, de recibos) y recibes un archivo zip. Adentro hay una carpeta por cliente y sitio, por ejemplo Smith - 12 Oak St, y cada foto lleva la fecha, la hora, el sitio, el cliente, qué es y quién la tomó, por ejemplo 2026-10-19 8.14am - 12 Oak St - Smith - Before - Juan Lopez.jpg. Los recibos que no son de un sitio van en Shop and general purchases.

Para tu contador, Reports → For your accountant → Download receipt photos descarga todas las fotos de recibos de las fechas de esa página. Las fotos de lesiones y daños se descargan desde el reporte, o desde la página Job sites si las marcas; nunca van en el zip de un sitio o de un cliente. Un zip lleva hasta 200 fotos (unos 40 MB); para más, elige menos días (un mes de recibos a la vez funciona bien). Cada foto tiene también un enlace Download. Solo el dueño y los administradores pueden descargar fotos (las de cotizaciones: quienes ven los precios).

Sí. En Jobber, abre Clients, elige All en el filtro y luego More Actions → Export Clients → CSV; Jobber te envía el archivo por correo. Aquí, abre Customers → Import customers (importar clientes), elige el archivo (y tu archivo de trabajos con el formato de importación de Jobber, si lo tienes) y haz clic en Check the files (revisar los archivos) para ver qué se va a traer. Después, cada propiedad nueva se busca en el mapa por su dirección (más o menos una por segundo: deja la página abierta), e Import now (importar ahora) trae los clientes, los lugares de trabajo, los precios por visita y las visitas de hoy en adelante.

Las visitas pasadas, las facturas y los saldos se quedan en Jobber (el saldo queda anotado en el cliente). Lo que no se encuentre en el mapa aparece en una lista para que lo agregues en Job sites (lugares de trabajo). Si lo vuelves a hacer con los mismos archivos, no se agrega nada dos veces. Solo el dueño y los administradores pueden importar; los precios solo se traen para quien puede ver precios. Funciona también durante la prueba gratis, o mándanos tu archivo y lo importamos por ti.

Sí. Exporta o guarda tu lista de clientes de tu programa anterior (Yardbook, Service Autopilot, Housecall Pro, QuickBooks, una hoja de cálculo…) como CSV o Excel (.xlsx), abre Customers → Import customers (importar clientes) y elígela. En Match the columns (emparejar las columnas), cada columna tuya se empareja con la nuestra por su nombre; elige o cambia las que quieras, o pon "Don't bring in" (no traer) o "Add to the customer's notes" (agregar a las notas del cliente). Después funciona como la importación desde Jobber: revisa qué se va a traer, busca las propiedades en el mapa e importa. Las parejas que elijas se recuerdan para el próximo archivo igual (en ese navegador).

Claude (la IA de Anthropic) también sugiere parejas para las columnas que no coincidieron por nombre; aparecen marcadas Claude para que las revises. Para eso solo se envían los nombres de las columnas y las primeras 3 filas, y no se guarda nada hasta que importes. ¿Empiezas desde papel? Descarga nuestra plantilla en la misma página, llénala e impórtala. Funciona también durante la prueba gratis, o mándanos tu archivo y lo importamos por ti.

Sí, gratis para cualquiera y sin iniciar sesión: calculadoras gratis (en inglés). El costo de la mano de obra (lo que de verdad te cuesta una hora de un trabajador), el precio de un servicio y el margen de ganancia sirven para cualquier oficio, y también hay de tu tipo de trabajo, como cuidado de jardines, limpieza de hojas, mantillo y remoción de nieve. Cambia los números de ejemplo por los tuyos y el resultado se actualiza al escribir; nada de lo que escribes se guarda ni se envía. El dueño y los administradores también las encuentran en el menú con tus iniciales y en Settings → Services & prices (servicios y precios). Pon los precios que decidas en tu lista de precios o en cada lugar de trabajo.

En la app, toca La app no me registró bien (en Hoy o en la pantalla del trabajo) y elige qué pasó. El reporte le llega a la oficina con dónde estaba su teléfono en ese momento. En Reports → Location problems, un mapa muestra el círculo del lugar de trabajo y el teléfono: Move the pin here si el marcador está mal, Make the circle bigger si el círculo es muy chico, y la persona recibe un aviso con la respuesta. Si parece un problema de la app, envíalo al desarrollador. Las horas que faltan se agregan con + Add missed entry en Reports.

Sí. En Team, abre una cuadrilla y marca Crew leader junto a uno de sus trabajadores. En la app le aparece una tarjeta Jefe de cuadrilla en Hoy: solo por hoy, puede pasar a alguien de su cuadrilla a otra cuadrilla (su app muestra las paradas de la otra cuadrilla y le llega un aviso), o darle una de sus paradas a otra cuadrilla (y recuperarla). La oficina ve cada cambio en la página de inicio y en Routes. Los jefes de cuadrilla siguen sin ver precios ni pagos.

Sí. En Team, en "Turn on logging" reminder, el dueño lo activa y elige cuándo. Quien tenga trabajo ese día y tenga el registro desactivado en su teléfono recibe un aviso al empezar su día: su turno publicado, si no la primera parada con hora de su cuadrilla, si no la hora de inicio del día. Nunca en días libres ni cuando el registro está activado. Se guía por la hora, no por dónde están. Necesita la app 1.4.0 o más nueva.

En la app: Configuración → Reportar un problema con la app. En el sitio web: Configuración → Reportar un problema. Di qué estabas haciendo y qué salió mal, y agrega una captura de pantalla si puedes. Se envían la versión de la app, el modelo de tu teléfono y si el registro está activado (nunca dónde estás). Llega a quienes hacen LawnClock; te escribimos por correo si necesitamos más. Si el problema es con tus horas o un lugar de trabajo, pregúntale a tu oficina.

Los archivos para QuickBooks y CSV de la página del contador vienen con algunos planes, no con la prueba gratis. El reporte del impuesto sobre ventas y las ganancias y pérdidas están en todos los planes. Para tener los archivos, el dueño cambia de plan en Settings → Your subscription.

Sí, con el complemento: las piezas y la mano de obra de los registros de servicio llegan varias veces al día y aparecen como Equipment repairs en la página Money, en las ganancias y pérdidas de la página del contador y en el archivo de compras. Si también anotas esas piezas como compras de la cuadrilla, el dueño hace clic en Don't count them para que no se cuenten dos veces. Bring them over now las actualiza enseguida.

Eso lo arreglan tú y tu cliente: pónganse de acuerdo como lo harías normalmente. Después, cada vez que pague, abre la factura, haz clic en Mark as paid… (dice Record a payment…, registrar un pago, cuando ya hay un pago) y escribe el monto recibido. La factura sigue abierta y muestra Pagado hasta ahora y Saldo a pagar, a ti y en la página y el PDF de la factura de tu cliente. El botón Pay now, los recordatorios y la página Money usan el saldo. Cuando los pagos llegan al total, queda pagada. Cada pago aparece en la factura; haz clic en remove (quitar) junto a uno que pusiste por error, o un cheque rebotado.

Sí, si quieres. El dueño de la cuenta los configura en Settings → Invoices & quotes → Late fees (cargos por atraso): un cargo a los 10, 30, 60 y/o 90 días de atraso, cada uno un monto fijo o un porcentaje del saldo. Mientras estén activados, las condiciones salen impresas en cada factura. Cuando una factura llega a uno de esos días, LawnClock agrega ese cargo como una línea de la factura, una sola vez. Solo lo hace dentro de una semana de ese día, así que activarlos no les cobra a facturas que ya tenían mucho atraso.

¿Quieres perdonar uno? Marca Waive late fees on this invoice (no cobrar cargos por atraso en esta factura): se quitan sus cargos y no se agregan más. O borra solo una línea de cargo de la factura; no vuelve a aparecer. Revisa las reglas de tu estado sobre cargos por atraso antes de activarlos.

Sí. En Settings → Invoices & quotes, marca Due upon receipt (a pagar al recibirla). Las facturas nuevas dicen Pago al recibirla en vez de una fecha. En una factura en particular, poner la fecha de vencimiento igual a la fecha de la factura hace lo mismo.

Los teléfonos no pueden separar propiedades vecinas: el GPS solo tiene una precisión de unos 5 a 30 m, y los círculos de los sitios de trabajo no pueden medir menos de 100 m. Así que cuando el teléfono de un trabajador está dentro de varios círculos a la vez, LawnClock hace esto:

• Le pregunta. Como un minuto después de llegar, el teléfono hace sonar una alarma con "Which job are you on?" (¿en qué trabajo estás?) y la repite cada minuto hasta que toque uno. Cuando pasa al césped del vecino, toca ese (la pestaña Today muestra "Working on…", trabajando en…, y el teléfono le recuerda cada 15 minutos mientras haya trabajos que no ha empezado). El trabajo que eligió se lleva el tiempo.
• Si nadie responde, solo cuentan los trabajos programados para ese día, y el tiempo se reparte en partes iguales entre ellos, para que las horas nunca se cuenten dos veces.
• Un trabajo vecino que no recibió tiempo no se factura ni se marca como hecho. En la hoja de horas aparece como "Nearby job · not counted" (trabajo cercano · no cuenta).

En Reports → Timesheet (reportes → hoja de horas) verás "Crew chose this job" (la cuadrilla eligió este trabajo) o "Time shared · 2 jobs" (tiempo repartido · 2 trabajos) junto a esas visitas, y las respuestas de la cuadrilla están en el Activity log (registro de actividad). Si un trabajo de verdad se hizo pero no se eligió, usa Mark as done (marcar como hecha) en el Schedule. El dueño puede apagar la alarma del teléfono en Settings → Jobs close together (trabajos muy cercanos); la regla de repartir el tiempo se sigue aplicando.

Sí. El teléfono registra solo cada pasada y cada aplicación de sal, de día o de noche, con señal o sin ella, y cada visita se cobra por pasada, por aplicación de sal, por hora o con un contrato de temporada, según el precio que le pongas a la propiedad. Los trabajos urgentes alertan a tu cuadrilla cuando un cliente llama con el estacionamiento enterrado. Mira Remoción de nieve y trabajos de emergencia.

En Home (inicio), haz clic en el botón rojo Urgent (urgente). Elige la propiedad, di qué se necesita (empieza como "Snow removal", remoción de nieve), agrega una nota para la cuadrilla si quieres, y el precio si lo sabes. Luego marca quién recibe la alerta: todos están marcados, menos tú y quien tenga el día libre. Haz clic en Send the alert (enviar la alerta).

• Todos los que marcaste reciben una alarma en el teléfono (con la app LawnClock, versión 1.3.3 o posterior, con las alertas permitidas) y un correo. Los trabajadores lo ven arriba en Today (hoy) en la app y en My day (mi día) en el sitio web.
• El primero que toque Aceptar se lo queda. Te avisan enseguida (teléfono y correo), y a los demás se les dice que ya está tomado. Si al final no puede ir, toca "Al final no puedo ir" y se vuelve a avisar a todos.
• Cuando está terminado (lo marca el trabajador, o tú), espera en Ready to bill (listo para facturar). Ábrelo, revisa el precio y haz clic en Price is right: ready to bill (el precio está bien). Entonces va en la próxima factura de ese cliente, o haz clic en Make an invoice for it now (hacer una factura ahora).
• El trabajo urgente se factura en lugar del precio normal de la visita a esa propiedad ese día, así que la visita que registra el teléfono ahí no se cobra dos veces.

Los trabajadores nunca ven el precio. Solo el dueño, y los administradores que pueden ver precios, lo revisan y lo facturan. Todos los trabajos urgentes están en Home → el recuadro rojo → Open (abrir), o en Urgent → All urgent jobs (todos los trabajos urgentes).

Se queda abierto, arriba en Home (inicio) como "alerted, no one yet" (alertados, nadie todavía), y los trabajadores lo siguen viendo en el teléfono por dos días. Llama a alguien; cuando lo acepte en la app, te avisan. Si mandaste a alguien tú mismo o lo resolviste de otra forma, abre el trabajo y haz clic en Mark it done (marcar como terminado; luego espera en Listo para facturar), o en Call it off (cancelarlo) si ya no hace falta. De cualquier forma, a todos los que recibieron la alerta se les avisa que no vayan.

Para la alarma, sí: la app LawnClock, versión 1.3.3 o posterior, con las alertas permitidas (si están apagadas, la app muestra una tarjeta roja en Today, "Las alertas de emergencia están apagadas", como las llama la app hasta su próxima actualización; al tocarla se encienden). Todos los que alertas también reciben un correo con un botón al trabajo, y pueden aceptarlo desde el sitio web (My day, mi día). El formulario muestra quién tiene alertas en el teléfono y quién recibe solo correo. Quienes se inscribieron para recibir textos (Settings → Mensajes de texto) también reciben un texto, y otro cuando alguien toma el trabajo o se cancela.

Sí. Un trabajo urgente tiene su propio precio: escríbelo cuando envías la alerta. Empieza con el Urgent price (precio urgente) de esa propiedad (en el sitio de trabajo), o si no, con el precio normal de la visita más tu recargo de siempre (Settings → Urgent jobs cost: un porcentaje o una cantidad encima), o ponlo cuando lo revisas en Listo para facturar. Se cobra en lugar del precio normal de la visita a esa propiedad ese día, así que la visita que el teléfono registra ahí no se cobra dos veces. Si esa visita normal ya estaba en una factura antes de que se terminara el trabajo, LawnClock te dice en qué factura, para que quites esa línea.

No. Las paradas más cortas que el tiempo mínimo (5 minutos, a menos que la cambies en Settings → Jobs close together, trabajos muy cercanos) se toman como pasadas de largo. Quedan en el Activity log (registro de actividad) y aparecen en la hoja de horas como "Drive-by · not counted" (solo pasó · no cuenta), pero no se facturan, no suman horas y no marcan el trabajo como hecho. Los registros que agregas a mano nunca se toman como pasadas de largo.

App del teléfono: pestaña Today → New quote request (nueva solicitud de cotización). Sitio web: Solicitud de cotización, en el menú. Escriben el nombre de la persona, su teléfono, su correo y su dirección, si es una casa o un negocio, y qué quiere que le hagan, y luego tocan Enviar a la oficina (Send to the office, en la app). Al dueño y a todos los administradores les llega un correo al instante (si lo responden, la respuesta le llega al posible cliente), y aparece en Requests (solicitudes) en el sitio web, con un contador en el menú. Ahí puedes hacer clic en Create customer & quote (crear cliente y cotización), marcarla como atendida o descartarla. La oficina también puede agregar una solicitud a mano cuando alguien llama por teléfono. Los trabajadores solo ven las solicitudes que ellos enviaron y si la oficina ya las atendió.

Primero pon tus precios una sola vez: Settings → Open price list (abrir la lista de precios). Haz clic en Add the usual lawn services (agregar los servicios de césped de siempre) para empezar con recorte de maleza (por árbol), bordeado, poda de arbustos, limpieza de primavera y de otoño y más, y luego escribe tu precio residencial y tu precio comercial para cada uno. Agrega los tuyos con + Add service (agregar servicio).
Después abre la propiedad en Job sites y usa Extra charges (cargos extra):

• Every visit (cada visita): se agrega a la factura cada vez que la cuadrilla está ahí, además del precio normal. Ejemplo: 6 árboles × $3.
• One-time (una sola vez): se agrega una vez a la próxima factura del cliente. Ejemplo: limpieza de otoño, $250.

Al elegir de la lista de precios se llena el precio según el tipo de esa propiedad, y lo puedes cambiar solo para esa propiedad. Cambiar la lista de precios después nunca cambia los cargos ya puestos ni las facturas ya hechas. También puedes pasar líneas de la lista de precios directo a una cotización o a una factura con + Add from price list… (agregar de la lista de precios).

Cada sitio de trabajo se marca como Residential (residencial) o Commercial (comercial) en su cuadro Billing (los comerciales muestran una etiqueta en la lista). El tipo decide qué columna de tu lista de precios se ofrece para esa propiedad, tanto para trabajos de césped como de nieve. Las solicitudes de cotización de la cuadrilla también pueden decir cuál es.

En la lista de precios, haz clic en Add the usual snow services (agregar los servicios de nieve de siempre): remoción de nieve con quitanieves (por pasada), soplado de nieve, paleo a mano, aplicación de sal, camión quitanieves (por hora), cargador frontal (por hora), minicargador / Bobcat (por hora), acarreo en camión de volteo (por carga) y un contrato de temporada. Pon los precios residencial y comercial.
Para el barrido, ponle a la propiedad un precio por visita: cada día que los teléfonos de la cuadrilla registran una visita ahí es una pasada en la factura. Para la remoción después de una tormenta, abre la propiedad → Extra charges → One-time + Add (una sola vez, agregar), elige la máquina y escribe las horas o las cargas (digamos, 3.5 horas de cargador frontal y 4 cargas de camión de volteo). Para esto la propiedad no necesita un precio normal; sus cargos extra se facturan por separado.

Los trabajadores, nunca. Quienes inician sesión como Worker (trabajador) solo ven sus paradas, sus propias horas y sus propias compras, en el sitio web, en la app del teléfono y en los correos del horario. El dueño, siempre. Los administradores (Admin) ven los ingresos, a menos que el dueño se los oculte: Team → haz clic en la persona → desmarca Can see income (puede ver ingresos). Ese administrador todavía puede manejar el programa de visitas, las rutas, el personal, los sitios de trabajo, las hojas de horas y las compras, pero Quotes (cotizaciones), Invoices (facturas), los precios de las propiedades, los saldos de los clientes y Compare years (comparar años) desaparecen para él. Solo el dueño puede cambiar esto.

Solo cuenta las facturas que enviaste y que todavía no están marcadas como pagadas. Los borradores no cuentan, y tampoco el trabajo terminado que no está en una factura: eso es Not invoiced yet (sin facturar), y aparece en el recuadro de dinero de la página de inicio y en la página Money. Cuando envías una factura, aparece aquí hasta que haces clic en Mark as paid… (marcar como pagada).

El dueño la fija en Settings → Company → Your season starts (un mes y un día). La columna Season (temporada) en la página de inicio y en la página Money va desde ese día hasta hoy. Mientras no la fijes, se usa el inicio habitual de tu oficio: 1 de abril para el cuidado de césped, 1 de noviembre para la remoción de nieve, 1 de enero para los demás. ¿Césped en verano y nieve en invierno? Marca ahí We also do snow removal (también hacemos remoción de nieve) y elige cuándo empieza la temporada de nieve: cada temporada va entonces hasta que empieza la otra, y la columna dice Lawn season (temporada de césped) o Snow season (temporada de nieve), la que sea ahora.

Antes de las nuevas cotizaciones y facturas, el dueño responde una pregunta: ¿cobras impuesto sobre las ventas? Está en Settings → Sales tax (configuración → impuesto sobre las ventas), o al registrarse. Responde Sí con tu tasa, o No. Se pregunta para que a ningún cliente se le facture sin impuesto por error. ¿No sabes cuánto cobrar? Pregúntale a tu contador o al departamento de impuestos de tu estado; LawnClock no lo decide por ti.

Abre el cliente y marca Tax exempt (exento), y anota su certificado si quieres. Sus nuevas cotizaciones y facturas dicen "Impuesto sobre las ventas: exento". Para una sola cotización o factura, elige Customer is tax-exempt (el cliente está exento) en su recuadro de impuesto.

Cuando unas líneas llevan impuesto y otras no, las que lo llevan se marcan con T, y la línea del impuesto dice sobre qué se calculó ("8.75% sobre $300.00"). Qué líneas llevan impuesto depende de las casillas Taxable (gravable) de tu lista de precios, tus sitios de trabajo y tus cargos extra, y de la casilla Tax de cada línea.

LawnClock ahora es solo para cuidado de césped y remoción de nieve. Si tu empresa ya tenía otro tipo de negocio, lo conserva y no cambia nada. Para otros trabajos, la misma aplicación se ofrece con el nombre CurbClock (curbclock.com).

Reports → Compare years (comparar años). Elige hasta 5 años. Jan 1 – today each year (del 1 de enero a hoy, cada año) corta todos los años en la fecha de hoy, para que un año que todavía no termina se compare de forma justa; Full years (años completos) muestra años calendario enteros. El resumen incluye lo facturado (antes de impuestos), lo cobrado, las visitas, las horas, el costo de mano de obra, las compras, las visitas saltadas y lo que queda después de la mano de obra y las compras. Debajo hay una gráfica mes por mes (pasa el cursor o toca un mes para ver los números exactos) y lo facturado por cliente. Download CSV (descargar CSV) te da todo para una hoja de cálculo.

En la página para iniciar sesión (del sitio web o de la app del teléfono), haz clic en ¿Olvidaste tu contraseña? (Forgot password?, en la app) y escribe tu correo. Te llega un enlace para cambiarla que sirve una sola vez y vence en 1 hora. Al poner una contraseña nueva se cierra tu sesión en todos los demás dispositivos. ¿No llegó nada? Revisa el spam, o pídele a tu jefe que la restablezca desde la página Team.

Marca Recordarme por 30 días al iniciar sesión. Tu sesión sigue abierta en ese navegador hasta que pases 30 días sin entrar. Sin eso, el sitio web cierra tu sesión después de 12 horas sin uso. No la marques en una computadora compartida. La app del teléfono siempre mantiene la sesión abierta para poder seguir registrando. Haz clic en el ojo del cuadro de la contraseña para ver lo que escribiste.

Sí, hasta 8 en cada cotización. Abre la cotización y usa el cuadro Photos (fotos), debajo de los precios: + Add photos (agregar fotos) te deja elegir varias a la vez, y en un teléfono o una tableta te ofrece la cámara, así que puedes recorrer el trabajo y agregarlas ahí mismo desde el sitio web. Cada foto puede llevar un pie de foto ("Grietas por el lado del garaje"), y las flechas definen el orden. Tu cliente las ve en la página de la cotización, donde con un toque se abre la foto en tamaño completo, y en el PDF. Cada foto se guarda al agregarla, aparte del botón Save (guardar) de los precios.

Ten en cuenta: las fotos se reducen al agregarlas, y se borra todo lo que la cámara haya metido en el archivo, como el lugar donde se tomó. Puedes agregar fotos, ponerles pie, reordenarlas o quitarlas mientras la cotización está en borrador o enviada; si las cambias después de enviarla, tu cliente ve la versión nueva, y se le muestra otra vez antes de que pueda aceptar. Una vez que la cotización fue aceptada, rechazada o retirada, ya no se pueden agregar fotos, ponerles pie ni reordenarlas, pero todavía puedes quitar una, por ejemplo si tu cliente te pide que bajes una foto. Solo quienes pueden trabajar con cotizaciones (el dueño, y los administradores que pueden ver los ingresos) pueden agregarlas o verlas; los trabajadores no. Sirven fotos JPEG, PNG y WebP. Los emojis de un pie de foto se ven en la página de la cotización, pero no salen en el PDF. Las fotos van solo en cotizaciones, no en facturas, y por ahora se agregan en el sitio web, no en la app del teléfono.

Sí. Cada factura y cada cotización tiene un botón Download PDF (descargar PDF), y cuando LawnClock le envía una por correo a tu cliente, el PDF va adjunto, con tu logo, un botón Pay now (pagar ahora) o Review & accept (revisar y aceptar), y tus instrucciones de pago. Las fotos de una cotización también van en su PDF. Los clientes también pueden descargarlo desde la página de su factura o de su cotización.

Activa Automatic payment reminders (recordatorios de pago automáticos) en Settings → Invoices & quotes. Cuando una factura está vencida, tu cliente recibe un recordatorio amable con la factura adjunta a los 3, 10 y 17 días de atraso, en horario de oficina, y se detiene en cuanto la marcas como pagada. También puedes enviar uno cuando quieras con Send payment reminder (enviar recordatorio de pago) en la factura. Al marcar una factura como pagada, puedes marcar Email a receipt (enviar un recibo por correo) para mandar un agradecimiento con la factura pagada adjunta.

El día de hoy de un vistazo: todas las visitas programadas en un mapa, el avance de cada cuadrilla, quién está en una propiedad en este momento, las horas en sitio de esta semana, el dinero pendiente de cobro y lo cobrado este mes, y todo lo que necesita tu atención (facturas vencidas, cotizaciones aceptadas, visitas que no se hicieron, dinero que se le debe a la cuadrilla, nuevas solicitudes de cotización). Una solicitud de tiempo libre que espera respuesta aparece como una alerta roja arriba, con quién está libre para cubrir. Se actualiza sola cada minuto. Con el complemento Equipment Service Log, los dueños y los administradores también tienen un recuadro Equipment maintenance (mantenimiento de equipo) que muestra lo que está atrasado, lo que toca pronto y el último servicio registrado. Las empresas nuevas también ven una lista Get set up (deja todo listo) que se va marcando sola conforme avanzas.

Sí. En una cuenta recién creada, la página Home ofrece Load the sample company (cargar la empresa de ejemplo): dos camiones, tres trabajadores, seis propiedades, tres semanas de visitas, una factura, una cotización y algunas compras, ubicados en tu zona. No se les manda ningún correo a los clientes inventados. Cuando estés listo, haz clic en Remove sample data (quitar los datos de ejemplo) en la barra amarilla; tus propias propiedades y tus clientes se quedan.

Después de tu contraseña, LawnClock también te pide un código de 6 dígitos de una app de autenticación en tu teléfono (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy y otras), para que con solo una contraseña robada nadie pueda entrar a tu cuenta. Los dueños y los administradores lo pueden activar en Settings → Two-step sign-in (inicio de sesión en dos pasos): escanea el código QR con la app, escribe el código que te muestra y guarda tus 10 códigos de respaldo en un lugar seguro.

En tu propia computadora puedes marcar Confiar en esta computadora por 30 días para que no te lo pida cada vez. En la app del teléfono escribes el código una vez, al iniciar sesión. ¿Perdiste tu teléfono? Inicia sesión con un código de respaldo, y luego desactívalo y actívalo otra vez con tu teléfono nuevo. ¿Tampoco tienes códigos de respaldo? Escribe a [email protected].

En el sitio web, ve a Configuración → Cambiar correo (Settings → Change email, si eres dueño o administrador), y escribe la dirección nueva y tu contraseña. Mandamos un enlace a la dirección nueva; el cambio se hace cuando haces clic en él, así un error al escribirla no te deja sin poder entrar. Tu contraseña sigue igual, y los teléfonos con la sesión iniciada la conservan.

Para corregir el correo de un trabajador (un error al agregarlo, o una dirección nueva), ve a Team (tu personal), haz clic en la persona y cambia Email (correo electrónico). Cambia al instante; avísale cuál es el correo nuevo. ¿Perdiste el acceso a tu buzón anterior? Escribe a [email protected].

Puede hacer clic en ¿Olvidaste tu contraseña? en la página para iniciar sesión, o tú puedes ir a Team → hacer clic en la persona → Reset password (restablecer contraseña). Recibe una contraseña temporal nueva y se le cierra la sesión en todas partes.

Sí. Ve a Team (tu personal), haz clic en la persona y elige Set up a PIN (configurar un PIN). Revisa su número de celular; LawnClock inventa un PIN (o escribe tú uno) y se lo envía por correo; o desmarca Email it (enviarlo por correo) para que se te muestre una sola vez y dárselo en persona o por mensaje de texto. La persona toca Celular + PIN en la página para iniciar sesión o en la app. Los PIN de la cuadrilla tienen de 4 a 6 dígitos; los dueños y los administradores usan 6. No se permiten PIN fáciles como 1111, 1234, 2580 o un año.

¿Lo olvidó? Haz clic en New PIN (PIN nuevo) en su página de Team; el anterior deja de funcionar y se le cierra la sesión en todas partes. Después de 10 PIN incorrectos en un día, el inicio de sesión con PIN para ese número espera hasta el día siguiente, o hasta que configures uno nuevo. Ahí también puedes elegir Turn PIN off (desactivar el PIN); Reset password (restablecer contraseña) también lo desactiva. Cada persona puede cambiar su propio PIN en Configuración. Si el inicio de sesión en dos pasos está activado, igual pide el código.

Ve a Team, haz clic en la persona y elige Archive (archivar), o Suspend (suspender) para un descanso corto. Se le cierra la sesión en todas partes al instante y su contraseña, su PIN y los enlaces para restablecer dejan de funcionar. Sus horas e historial se conservan. Archivarla en Contacts hace lo mismo. Mira ¿Alguien renunció o lo despediste?

Sí: Contacts → Import employees or subs, con un archivo CSV o de Excel. Entran como contactos; dale acceso a la app a cada uno cuando lo necesite y se le envía por correo un PIN temporal. Mira Contactos y subcontratistas.

Agrégalos en Contacts como Subcontractor, con la fecha en que vence su seguro y la casilla de W-9 archivado. Un subcontratista que registra su tiempo recibe acceso a la app y no aparece en Payroll; uno que cobra por trabajo no necesita la app. Registra lo que pagas en Sub pay, que también suma el año para los 1099. Mira Subcontratistas.

Haz clic en ella en el Schedule y elige Undo move (deshacer el cambio de día), o arrástrala de vuelta. Cuando vuelve a su día de siempre, deja de estar marcada como "moved" (movida).

Para tomar un descanso: el dueño puede pausar o cancelar la suscripción en Settings → Your subscription (tu suscripción). Todo se guarda para cuando vuelvas.

Para borrarla: Settings → Delete my account (borrar mi cuenta), en el sitio web o en la app, o entra directo a Delete my account. Si eres el dueño, se borra toda la empresa y todos sus datos en ese momento, y se cancelan los pagos con tarjeta; antes, exporta tus hojas de horas desde Reports si las necesitas. Para cualquier otra persona, se borra solo su propio acceso; la empresa guarda las horas ya registradas para la nómina. La sección 11 de la Política de privacidad (en inglés) tiene los detalles.

Sí. Los datos de cada empresa se guardan por separado, y todas las conexiones van cifradas. No vendemos datos ni mostramos anuncios. Mira la Política de privacidad (en inglés).